Организаторы мероприятий ненадолго заменили места проведения конференций и мероприятий виртуальными платформами во время пандемии COVID. Тем не менее, поскольку личные мероприятия быстро возвращаются , пришло время подумать об основных факторах и необходимых удобствах для поиска лучшего места для встреч для поддержки вашего следующего мероприятия.

Хорошее место напрямую влияет на успех ваших мероприятий. Может показаться, что это не так важно, как выбор основных докладчиков и привлечение спонсоров , но если у посетителей сложится негативное впечатление о месте проведения вашего мероприятия, это может негативно сказаться на ваших будущих мероприятиях, независимо от того, насколько хорошо они спланированы. 

Ваше место должно быть легко доступным и близко к отелям, ресторанам и общественному транспорту. Он также должен обеспечить просторную парковку и достаточно места для размещения количества гостей. В качестве бонуса ваше заведение должно быть оснащено современными аудио/видео возможностями и Wi-Fi, среди прочих функций. 

Продолжайте читать, чтобы узнать о шести ключевых факторах выбора места проведения мероприятия.

Как выбрать подходящий конференц-зал – подробно по ссылке – https://lituanistica.ru/kak-vybrat-podxodyashhij-konferenc-zal

Как выбрать место для проведения мероприятия: 6 главных соображений

1. Вместимость зала и размер помещения

Изображение конференции, которая проходит в большом конференц-зале, семинар для молодых специалистов, обучение в большом конференц-зале, обучение взрослых

Поиск места подходящего размера, соответствующего вашему списку гостей, имеет решающее значение для проведения идеального мероприятия. Вы можете не знать общую численность персонала до того, как забронируете место, и это нормально. Просто не забудьте принять во внимание вместимость и предполагаемое количество посетителей. 

Важно спросить о размере комнаты, особенно для ваших основных выступлений и лучших программ. Площадка может рекламировать свою вместимость как общую численность персонала, но это может оказаться проблематичным, если выставочный зал или бальный зал не соответствует вашему количеству посетителей.

Кроме того, обратите внимание на минимум продуктов питания и напитков. Вы рискуете превысить бюджет мероприятия, если переоцените количество участников, или у вас закончатся закуски, если количество окажется недостаточным.

Наконец, подумайте о гибкости места проведения. Что произойдет, если расчетное количество посетителей не достигнет ожидаемого или превысит его? Позволят ли они вам переехать в большую комнату или перейти на меньшую?

2. Доступность места проведения

Определиться с местом, выбранным вами первым, может быть непросто, поэтому постарайтесь как можно скорее приступить к делу. Во многих случаях популярные места бронируются на месяцы и даже годы вперед. Но, как говорится, «Ранняя пташка поймает червячка».

Кроме того, рассмотрите дополнительные факторы, которые могут повлиять на доступность места проведения. Например, вы можете найти место, которое вам нравится, в центре Индианаполиса, но если в эти выходные город будет принимать Indy 500, посетители будут изо всех сил пытаться найти жилье и столкнутся с тупиком из-за пробок и толпы.  

Если вы не можете изменить дату мероприятия, возможно, вам лучше выбрать место проведения в другом месте.

3. Местоположение имеет ключевое значение

Размышляя о том, как выбрать место проведения мероприятия, подумайте стратегически о том, как местоположение влияет на посещаемость. Не позволяйте месту проведения стать препятствием для регистрации. 

Вместо этого до места проведения мероприятия должно быть легко добраться как из города, так и из аэропорта, должно быть достаточно места для парковки и транспортных средств, а также оно должно находиться рядом с отелями, ресторанами и развлекательными заведениями.

Также подумайте о том, как участники будут проводить время во время перерывов. Позволяет ли место встречи посетителям выйти на улицу, чтобы подышать свежим воздухом? Есть ли на территории пешеходные дорожки и зеленые насаждения?Как выбрать место, которое понравится посетителям мероприятия

4. Установите вибрацию

При выборе места проведения мероприятия учитывайте свой бренд и атмосферу, которую хотите передать. Например, если вы работаете в современном бренде или технологической компании B2B, устаревшее пространство для мероприятий с ковром 1970-х годов и деревянными панелями определенно не создаст тот вид или атмосферу, к которой вы стремитесь.

Подумайте о том, как место проведения мероприятия будет сочетаться с типом мероприятия, которое вы планируете. Вам понадобится другое место для высококлассного торжественного мероприятия, а не выставка сельскохозяйственной техники.

Когда место проведения мероприятия соответствует вашему бренду, это экономит ваше время и дополнительные расходы, такие как декорации и другой реквизит.

5. Особенности места проведения

Аудио- и видеооборудование за кулисами и оператор

Каждое пространство для проведения мероприятий предлагает различные функции и услуги, поэтому подумайте о потребностях вашего конкретного мероприятия, особенно о технологических требованиях, и соответствующим образом выберите помещение для проведения мероприятий. Ваши потребности также будут зависеть от того, проводите ли вы полностью личное мероприятие или добавляете цифровой компонент и делаете его гибридным мероприятием.

Некоторые соображения включают:

  • Аудио/видео оборудование. Поставляет ли место проведения мероприятия такое оборудование, как акустические системы, микрофоны и видеоэкраны? Как насчет необходимого оборудования, такого как кабели для динамиков и кабели HDMI? Если да, то обязательно уточните стоимость и условия аренды.
  • Wi-Fi: доступ к Интернету необходим для проведения успешных мероприятий, особенно при использовании таких технологий, как мобильные приложения для проведения мероприятий и программное обеспечение для поиска лидов. 
  • Доступность. Для места проведения вашего мероприятия важно способствовать инклюзивности и обеспечивать доступность для посетителей с ограниченными физическими возможностями и другими особыми потребностями. 
  • Персонал: Предоставляет ли помещение для проведения мероприятий персонал, включая официантов, уборщиков и поддержку гостей? Выбор места, которое предоставляет персонал, может сэкономить вам время и деньги, поскольку вам не придется нанимать команду и управлять ею самостоятельно. 
  • Мебель: проверьте, есть ли в заведении основные предметы мебели, такие как столы и стулья. Наличие мебели на месте делает установку быстрее, проще и доступнее!

6. Бюджет мероприятия

Неудивительно, что на места проведения мероприятий приходится большая часть бюджета мероприятий. Поэтому важно учитывать, сколько будет стоить место проведения, прежде чем вы начнете продавать билеты на свое мероприятие.

Если вы влюбитесь в что-то, что выходит за рамки вашего бюджета, может быть трудно согласиться на меньшее. Чтобы собрать дополнительные средства для бюджета, вы можете привлечь спонсоров для покрытия дополнительных расходов или снижения затрат на аренду, используя партнерские отношения или соглашаясь на проведение будущих мероприятий в этом месте.